YASAL BİR ZORUNLULUK; YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ İLE MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERLERİNİN KAPANIŞ TASDİKLERİ

14 Şubat 2011 ve 27846  sayılı resmi gazete de yayımlanan 6102 sayılı  Türk Ticaret Kanununun 6335 ve 6445 sayılı  sayılı Kanunlarla  değişik 64’üncü maddesinde  her tacirin  ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorunda oldukları belirtilmiştir.

Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile diğer defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılmaktadır.

Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılmakta, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilmektedir.

Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılmak zorundadır.

TİCARİ DEFTERLERE İLİŞKİN TEBLİĞ 19 Aralık 2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmış olup, ilgili tebliğin 11/4’üncü fıkrasında limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutabilecekleri, müdürler kurulu karar defteri  tutmaları  halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanacağı belirtilmiştir.

Sonuç olarak anonim şirketlerde yönetim kurulunun, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticinin veya yöneticilerin şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defter olarak tanımlanan Yönetim Kurulu Karar Defterinin kapanış tasdikinin, 31.01.2015 gününe kadar yaptırılması gerekmektedir. Yine tutulması halinde “Müdürler kurulu karar defteri”nin kapanış tasdikinin aynı tarihe kadar yaptırılması gerekmektedir.

Bahse konu yükümlülüğü yerine getirmeyen firmalar için Türk Ticaret Kanununun 562/1-c bendine göre 64 üncü maddenin üçüncü fıkrası uyarınca 2015 yılı için 4.934 TL idari para cezası uygulanacaktır.