6102 sayılı yeni TTK’ nu Şirketler için faaliyet raporu hazırlanması ile ilgili düzenleme hükümlerini içermektedir. Kanunun 9. Bölümünün 514 -518. Maddelerinde Yönetim Kurulunun yıllık faaliyet raporunun hazırlanması ile ilgili yükümlülük belirtilmiştir. Yine aynı maddelere dayanılarak 28.08.2012 tarih ve 28395 sayılı Resmi Gazetede “Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik” yayımlanmıştır.
Kanuna göre “Yönetim Kurulunun yıllık faaliyet raporu”, şirketin, o yıla ait faaliyetlerinin akışı ile her yönüyle finansal durumunu, doğru, eksiksiz, dolambaçsız, gerçeğe uygun ve dürüst bir şekilde yansıtmalıdır.
Şirketlerin olağan genel kurul toplantısının her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılacağı ve yıllık faaliyet raporunun onaylanması ise genel kurulun devredilemez yetkileri arasında sayılmaktadır.
Yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, şirketin, o yıla ait faaliyetlerinin akışı ile her yönüyle finansal durumunu, doğru, eksiksiz, dolambaçsız, gerçeğe uygun ve dürüst bir şekilde yansıtır. Bu raporda finansal durum, finansal tablolara göre değerlendirilir. Raporda ayrıca, şirketin gelişmesine ve karşılaşması muhtemel risklere de açıkça işaret olunur. Bu konulara ilişkin yönetim kurulunun değerlendirmesi de raporda yer alır.
Yönetim kurulunun faaliyet raporu ayrıca aşağıdaki hususları da içermelidir:
a) Faaliyet yılının sona ermesinden sonra şirkette meydana gelen ve özel önem taşıyan olaylar.
b) Şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları.
c) Yönetim kurulu üyeleri ile üst düzey yöneticilere ödenen ücret, prim, ikramiye gibi mali menfaatler, ödenekler, yolculuk, konaklama ve temsil giderleri, ayni ve nakdî imkânlar, sigortalar ve benzeri teminatlar.
Yönetim Kurulu, geçmiş hesap dönemine ait finansal tablolarını, eklerini ve yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunu, bilanço gününü izleyen hesap döneminin ilk üç ayı içinde hazırlayıp genel kurulun kararına sunacaktır.
Genel kurul toplantılarına ilişkin usul ve esaslara göre yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi gündem maddelerinden bir tanesi olup ayrıca yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporu toplantıda hazır bulundurulacak belgelerden bir tanesidir.
Söz konusu faaliyet raporunun hazırlanması yasal bir zorunluluktur. Bu durumda genel kurul yıllık faaliyet raporu hazırlanıp yönetim kurulunca onaylamadıkça ve genel kurulun kararına sunulmadıkça, genel kurul yapılmış sayılmayacaktır.
Ticaret Kanunu’nun 514’üncü maddesinde “hesap döneminin ilk üç ayı” denilse de “Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik”’te faaliyet raporlarının ilgili olduğu hesap döneminin bitimini izleyen iki ay içinde hazırlanacağı ifade edilmiştir. Buna göre 31 Aralık 2014 tarihinde kapanan yıl için faaliyet raporunun 2015 yılı Şubat ayının sonuna kadar hazırlanması gerekmektedir. Anılan faaliyet raporu Şirketin yönetim organı başkanı ve üyeleri tarafından imzalanarak onaylanmalıdır. (Kanunun 3 ay olarak öngördüğü sürenin yönetmelikle 2 aya çekilmesi bir çelişki olup, düzeltilmesi gerektiğini düşünmekteyim.)
Yıllık faaliyet raporu aşağıda gösterilen bölümlerden oluşur:
a) Genel bilgiler,
b) Yönetim organı üyeleri ile üst düzey yöneticilere sağlanan mali haklar,
c) Şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları,
ç) Şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler,
d) Finansal durum,
e) Riskler ve yönetim organının değerlendirmesi,
f) Diğer hususlar.
Yıllık faaliyet raporunun genel bilgiler bölümünde aşağıda belirtilen hususların yer alması zorunludur:
a) Raporun ilgili olduğu hesap dönemi,
b) Şirketin ticaret unvanı, ticaret sicili numarası, merkez ve varsa şubelerine ilişkin iletişim bilgileri ile varsa internet sitesinin adresi,
c) Şirketin organizasyon, sermaye ve ortaklık yapıları ile bunlara ilişkin hesap dönemi içerisindeki değişiklikler,
ç) Varsa imtiyazlı paylara ve payların oy haklarına ilişkin açıklamalar,
d) Yönetim organı, üst düzey yöneticileri ve personel sayısı ile ilgili bilgiler,
e) Varsa; şirket genel kurulunca verilen izin çerçevesinde yönetim organı üyelerinin şirketle kendisi veya başkası adına yaptığı işlemler ile rekabet yasağı kapsamındaki faaliyetleri hakkında bilgiler.
Yönetim organı üyeleri ile üst düzey yöneticilere sağlanan mali haklar bilgiler bölümünde aşağıda belirtilen hususların yer alması zorunludur:
a) Sağlanan huzur hakkı, ücret, prim, ikramiye, kâr payı gibi mali menfaatlerin toplam tutarları,
b) Verilen ödenekler, yolculuk, konaklama ve temsil giderleri ile ayni ve nakdi imkânlar, sigortalar ve benzeri teminatların toplam tutarlarına ilişkin bilgiler.
Yıllık faaliyet raporunun şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler bölümünde aşağıda belirtilen hususların yer alması zorunludur:
a) Şirketin ilgili hesap döneminde yapmış olduğu yatırımlara ilişkin bilgiler,
b) Şirketin iç kontrol sistemi ve iç denetim faaliyetleri hakkında bilgiler ile yönetim organının bu konudaki görüşü,
c) Şirketin doğrudan veya dolaylı iştirakleri ve pay oranlarına ilişkin bilgiler,
ç) Şirketin iktisap ettiği kendi paylarına ilişkin bilgiler,
d) Hesap dönemi içerisinde yapılan özel denetime ve kamu denetimine ilişkin açıklamalar,
e) Şirket aleyhine açılan ve şirketin mali durumunu ve faaliyetlerini etkileyebilecek nitelikteki davalar ve olası sonuçları hakkında bilgiler,
f) Mevzuat hükümlerine aykırı uygulamalar nedeniyle şirket ve yönetim organı üyeleri hakkında uygulanan idari veya adli yaptırımlara ilişkin açıklamalar,
g) Geçmiş dönemlerde belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığı, genel kurul kararlarının yerine getirilip getirilmediği, hedeflere ulaşılamamışsa veya kararlar yerine getirilmemişse gerekçelerine ilişkin bilgiler ve değerlendirmeler,
ğ) Yıl içerisinde olağanüstü genel kurul toplantısı yapılmışsa, toplantının tarihi, toplantıda alınan kararlar ve buna ilişkin yapılan işlemler de dâhil olmak üzere olağanüstü genel kurula ilişkin bilgiler,
h) Şirketin yıl içinde yapmış olduğu bağış ve yardımlar ile sosyal sorumluluk projeleri çerçevesinde yapılan harcamalara ilişkin bilgiler,
ı) Şirketler topluluğuna bağlı bir şirketse; hâkim şirketle, hâkim şirkete bağlı bir şirketle, hâkim şirketin yönlendirmesiyle onun ya da ona bağlı bir şirketin yararına yaptığı hukuki işlemler ve geçmiş faaliyet yılında hâkim şirketin ya da ona bağlı bir şirketin yararına alınan veya alınmasından kaçınılan tüm diğer önlemler,
i) Şirketler topluluğuna bağlı bir şirketse; (ı) bendinde bahsedilen hukuki işlemin yapıldığı veya önlemin alındığı veyahut alınmasından kaçınıldığı anda kendilerince bilinen hal ve şartlara göre, her bir hukuki işlemde uygun bir karşı edim sağlanıp sağlanmadığı ve alınan veya alınmasından kaçınılan önlemin şirketi zarara uğratıp uğratmadığı, şirket zarara uğramışsa bunun denkleştirilip denkleştirilmediği.
Yıllık faaliyet raporunun finansal durum bölümünde aşağıda belirtilen hususların yer alması zorunludur:
a) Finansal duruma ve faaliyet sonuçlarına ilişkin yönetim organının analizi ve değerlendirmesi, planlanan faaliyetlerin gerçekleşme derecesi, belirlenen stratejik hedefler karşısında şirketin durumu,
b) Geçmiş yıllarla karşılaştırmalı olarak şirketin yıl içindeki satışları, verimliliği, gelir oluşturma kapasitesi, kârlılığı ve borç/öz kaynak oranı ile şirket faaliyetlerinin sonuçları hakkında fikir verecek diğer hususlara ilişkin bilgiler ve ileriye dönük beklentiler,
c) Şirketin sermayesinin karşılıksız kalıp kalmadığına veya borca batık olup olmadığına ilişkin tespit ve yönetim organı değerlendirmeleri,
ç) Varsa şirketin finansal yapısını iyileştirmek için alınması düşünülen önlemler,
d) Kâr payı dağıtım politikasına ilişkin bilgiler ve kâr dağıtımı yapılmayacaksa gerekçesi ile dağıtılmayan kârın nasıl kullanılacağına ilişkin öneri.
Yıllık faaliyet raporunun riskler ve yönetim organının değerlendirmesi bölümünde aşağıda belirtilen hususların yer alması zorunludur:
a) Varsa şirketin öngörülen risklere karşı uygulayacağı risk yönetimi politikasına ilişkin bilgiler,
b) Oluşturulmuşsa riskin erken saptanması ve yönetimi komitesinin çalışmalarına ve raporlarına ilişkin bilgiler,
c) Satışlar, verimlilik, gelir yaratma kapasitesi, kârlılık, borç/öz kaynak oranı ve benzeri konularda ileriye dönük riskler.
Yıllık faaliyet raporunun diğer hususlar bölümünde, faaliyet yılının sona ermesinden sonra şirkette meydana gelen ve ortakların, alacaklıların ve diğer ilgili kişi ve kuruluşların haklarını etkileyebilecek nitelikteki özel önem taşıyan olaylara ilişkin açıklamalara yer verilmesi zorunludur. Bu bölümde ayrıca, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydıyla yönetim organının uygun gördüğü ilave bilgilere de yer verilebilir.
Şirketler topluluğunda ana şirketin faaliyet raporlarında, bu Yönetmelikte yer alan diğer hükümlere ek olarak aşağıda belirtilen hususların da yer alması zorunludur:
a) Bir sermaye şirketinin sermayesinin, doğrudan veya dolaylı olarak, yüzde beşini, onunu, yirmisini, yirmi beşini, otuz üçünü, ellisini, altmış yedisini veya yüzde yüzünü temsil eden miktarda paylarına sahip olunduğu veya payları bu yüzdelerin altına düştüğü takdirde bu durum ve gerekçesi,
b) Topluluğa dâhil işletmelerin ana şirket sermayesindeki payları hakkında bilgiler,
c) Konsolide finansal tabloların hazırlanması süreci ile ilgili olarak topluluğun iç denetim ve risk yönetimi sistemlerine ilişkin açıklamalar,
ç) Yönetim organı üyelerinden birinin talep etmesi halinde, Kanunun 199 uncu maddesinin dördüncü fıkrasında öngörülen raporun sonuç kısmı.
Ayrıca;
6102 sayılı Ticaret Kanun’unun 210 uncu maddesine göre şirketlerin Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından denetlenebileceği, 28.08.2012 tarihli Ticaret Şirketlerinin Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca Denetlenmesi Hakkında Yönetmeliğinin 5/k bendine göre yıllık faaliyet raporlarının denetime konu olacağı ifade edilmiştir. Yıllık faaliyet raporu YTTK md 82’ye göre 10 yıl boyunca muhafaza edilmesi gereken belgeler arasında da sayılmıştır. Yıllık faaliyet raporunun talep edilmesi halinde 10 iş günü içinde denetim elemanına teslim edilmesi gerekir.